주주총회 절차에 대해서 궁금해 하는 고객들이 많다. 주주총회는 결의사항이 상법에 정해져 있고 그 방식도 규정되어 있는 만큼 절차를 챙기는 것도 중요하다. 주주총회의 의장과 소집통지, 결의방법에 대해서 정관 설계부터 어떻게 해야할지, 실무상으로 주의할 점이 무엇인지 다루어 보도록 하겠다.
우선, 주주총회의 의장은 정관에 정함이 있지 않은 경우 주주총회에서 선임해야 한다(상법 제366조 제1항). 그렇기 때문에 주주총회 개최시 의장의 선임절차를 번거롭게 진행하지 않으려면 총회 의장에 대한 내용을 정관에 규정하는 것이 좋다. 통상적으로, 정관에 규정을 두어 총회 의장은 대표이사가 하도록 하는 경우가 많다. 이와 관련하여 판례에 따르면, 주주총회에서 의안에 대한 심사를 마치지 아니한 채 법률상으로나 사실상으로 의사를 진행할 수 있는 상태에서 주주들의 의사에 반하여 의장이 자진하여 퇴장한 경우 주주총회가 폐회되었다거나 종결되었다고 할 수는 없으며, 이 경우 의장은 적절한 의사운영을 하여 의사일정의 전부를 종료케 하는 등의 직책을 포기하고 그의 권한 및 권리행사를 하지 아니하였다고 볼 것이므로, 퇴장 당시 회의장에 남아 있던 주주들이 임시의장을 선출하여 진행한 주주총회의 결의도 적법하다고 판시했다(2001. 5. 15. 선고 2002다12973 판결).
주주총회를 소집할 때는 주주총회일의 2주전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송해야 하는 것이 원칙이지만 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항). 게다가 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있으며, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다(상법 제363조 제4항). 따라서 소규모 회사는 총주주의 동의만 있다면 주주총회 개최 통지도 생략하고 개최도 생략하여 결의를 할 수 있다.
만약에 주주총회를 개최한다면, 주주총회 결의는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 하여야 하는 것이나 정관으로 규정하여 달리 정할 수 있다(상법 제368조 제1항). 게다가 판례에 따르면 정관에 의해 의사정족수를 규정하는 것도 가능하다(대법원 2017. 1. 12. 선고 2016다217741 판결).
주주가 의결권을 행사하는 경우 제3자에게도 의결권 대리행사를 재위임 할 수 도 있는 것이 판례의 입장이다(대법원 2014. 1. 23. 선고 2013다56839 판결). 다만 이때 회사는 정관으로 주주의 대리인 자격을 주주만으로 한정할 수도 있다(대법원 2009.4.23. 선고 2005다22701 판결). 아울러, 회사는 정관이 정한 바에 따라 주주가 총회에 출석하지 아니하고 서면으로 의결권을 행사하게 할 수 있는데, 이 경우에 회사는 총회의 소집통지서에 주주가 서면에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부해야 한다.
이처럼 주주총회를 운영하고 그 절차를 지키는 것이 추후 주주총회 결의에 대한 분쟁을 방지하는 길일 것이다. 소규모 회사는 생략할 수 있는 절차가 몇가지 있으므로 스타트업의 경우 이를 참고하면 좋을 것으로 보인다.
